ARTECO-Reservierungsportal
Beschreibung
Das ARTECO-Reservierungsportal visualisiert die Verfügbarkeit der Fahrzeuge des Fuhrparks dar und ermöglicht die Reservierung von Fahrzeugen. Status und Verlauf einer Reservierung werden als Übersicht oder Liste dargestellt.
Funktion
Anmeldung
Das Portal ist unter der URL https://reservierung.arteco.cloud aufzurufen. Auf der Login-Seite werden Sie aufgefordert, sich mit Ihren Benutzerdaten (Benutzername / Passwort) anzumelden.
Nutzen Sie die Option Merken. Beim Zugriff auf das Portal oder einzelne Reservierungen, müssen Sie sich nun nicht erneut anmelden.
Passwort ändern
Das Passwort kann in den Benutzereinstellungen geändert werden. Für die Änderung des Login wenden Sie sich bitte an den Fuhrparkverantwortlichen.
Passwort vergessen
Klicken Sie in der Anmelde-Maske auf den Link Passwort vergessen?. Tragen Sie Benutzer E-Mailadresse ein und fordern die E-Mail zur Passwortänderung an. Prüfen Sie Ihren Posteingang und benutzen den Link in der Mail “Anleitung für das Zurücksetzen Ihres Passworts”.
Ändern Sie Ihr Passwort.
Übersicht
In der Reservierungsübersicht werden alle Fahrzeuge des Fuhrparks in einer Liste dargestellt. Ein Zeitstrahl visualisiert die zugehörigen bereits vorhandenen Reservierungen und deren jeweiligen Status.
Fahrzeugliste mit Filteroption
Im Suchfeld können Fahrzeuge nach Namen oder Teilbegriffen gefiltert werden.
Zeitstrahl mit Reservierungen
In der Monatsansicht werden Monate, Kalenderwochen und Tage dargestellt.
Monatsansicht
In der Monatsansicht werden in 3 Zeilen die Monate; Wochen und Tage visualisiert. Mit dem Slider unterhalb der Ansicht kann zum gewünschten Zeitraum navigiert werden.
Tagesansicht
In der Tagesansicht wird Zeitraum der Reservierung nach Uhrzeit visualisiert. Hier kann zwischen Stunden-, 30 Minuten- oder 15 Minuten-Ansicht umgeschaltet werden.
Status und Darstellung
Die Reservierungen werden je nach Status unterschiedlich farblich markiert.
Gelb: Die Reservierung ist beantragt. Genehmigungen wurden noch nicht oder nicht vollständig erteilt.
Grün: Die Reservierung ist genehmigt.
Rot: Die Reservierung wurde von einer anderen Person getätigt.
Listenansicht
Unter dem Menüpunkt Liste werden alle Reservierungen für den ausgewählten Zeitraum angezeigt. Auch gelöschte Reservierungen, sind hier zu finden. Der Button am Ende der Zeile führt zur Reservierung selbst
Neue Reservierung erstellen
Variante 1 - Neue Reservierung per Button
Durch das Betätigen des Buttons Neue Reservierung öffnet sich die Eingabemaske. Hier können Sie alle erforderlichen Informationen eingeben. Beachten Sie bitte, dass der Beginn der Reservierung in der Zukunft liegen muss. Es werden Ihnen nur Fahrzeuge zur Auswahl angezeigt, die im ausgewählten Zeitraum verfügbar sind.
Die Felder Fahrzeug und Kostenträger sind Pflichtfelder.
Durch tippen in den Auswahlfeldern Fahrzeug oder Kostenträger wird die jeweilige Liste durchsucht und gefiltert.
Variante 2 - Neue Reservierung per Auswahl des Zeitraums
Sie haben die Möglichkeit, aus der Übersicht heraus eine Reservierung zu erstellen. Wählen Sie dazu die Zeile mit dem gewünschten Fahrzeug aus und markieren den gewünschten Zeitraum:
Reservierung aus der Übersicht
Nun sind der Zeitraum und das Fahrzeug bereits in der Eingabemaske vermerkt. Sie können mit weiteren Angaben fortfahren.
Genehmigungen
Nachdem eine Reservierung erstellt und beantragt wurde, erhalten sowohl der Fuhrparkverantwortliche als auch der Kostenträgerverantwortliche eine Benachrichtigungs-E-Mail. Diese informiert die Verantwortlichen darüber, dass eine Reservierung zur Genehmigung vorliegt.
Solange eine Reservierung von keinem Verantwortlichen bearbeitet wurde, können vom Mitarbeiter/Antragsteller noch Änderungen getätigt oder die gesamte Reservierung gelöscht werden.
Genehmigung erteilen durch Verantwortliche
Fuhrpark- und Kostenträgerverantwortliche werden per E-Mail benachrichtigt, sobald eine Reservierung eingereicht wird, die ihren Zuständigkeitsbereich betrifft. Diese Benachrichtigung enthält eine Zusammenfassung aller relevanten Reservierungsdetails sowie einen direkten Link zur entsprechenden Reservierung.
E-Mail mit beantragter Reservierung und Link zur Reservierung.
Nach Aufruf des Links kann die Reservierung bearbeitet werden.
Wurde die Genehmigung oder Ablehnung gespeichert, kann das nicht wieder geändert werden.
Die Reservierung wurde noch nicht von einem Verantwortlichen bearbeitet. Änderungen können vorgenommen werden.
Der Kostenträgerverantwortliche hat die Reservierung genehmigt. Änderungen sind nun nicht mehr möglich.
Beide Verantwortliche haben der Reservierung zugestimmt. Der Antragsteller erhält eine entsprechende Benachrichtigung per E-Mail.
In der Portal-Übersicht wird die Reservierung grün gekennzeichnet.
E-Mail mit genehmigter Reservierung.
Der Fuhrparkverantwortliche hat das Recht und die Möglichkeit, Einzelheiten einer Reservierung zu ändern.
Verlauf
Zu jeder Reservierung werden zugehörige Vorgänge protokolliert. Der Verlauf kann über den Menüpunkt Verlauf oder in jeder einzelnen Reservierung aufgerufen werden.
Mit dem Button Verlauf können die Vorgänge zur aufgerufenen Reservierung angezeigt werden.
Im Button ist die Anzahl der Vorgänge angezeigt.
Listenansicht der Vorgänge.
