Das OSC-Fahrtenbuch der ARTECO GmbH ist ein nutzerfreundliches Softwaresystem zur effizienten Führung eines elektronischen Fahrtenbuchs. Die Software verarbeitet alle gesetzlich erforderlichen Angaben, die von einem fest im Fahrzeug verbauten Telematik-System per GPS übermittelt und vom Anwender ergänzt werden. Entsprechend der gesetzlichen Anforderungen umfasst das Fahrtenbuch mindestens folgende Angaben:
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Datum, Uhrzeit sowie Kilometerstand bei Fahrtbeginn und -ende
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Fahrtzweck, Reiseziel und aufgesuchte Ansprechpartner
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Umwege (z. B. aufgrund von Stauumfahrungen)
Grundvoraussetzung für die steuerliche Anerkennung durch das Finanzamt ist eine lückenlose und zeitnahe Dokumentation. Durch das Telematik-System werden Start- und Endzeitpunkt sowie die gefahrenen Kilometer automatisch und manipulationssicher erfasst. Diese Daten sind unveränderbar, wodurch die Vollständigkeit und Chronologie der Einträge stets gewährleistet bleibt. Die Kilometerstände zu Beginn und am Ende einer Fahrt werden systemseitig berechnet.
Der Anwender muss lediglich relevante Details zeitnah ergänzen (Fahrer, Fahrtart, Zweck, ggf. Ansprechpartner). Jedem Fahrzeug kann ein Standardfahrer zugewiesen werden; optional ist via Hardware-Erweiterung eine eindeutige Fahreridentifikation per RFID-Chip möglich.
Das OSC-Fahrtenbuch speichert Start- und Zieladressen sowie die zugehörigen Fahrtzwecke, die individuell bearbeitet werden können. Die Software erkennt bereits besuchte Ziele automatisch und schlägt die hinterlegten Informationen zur Ergänzung vor.
Um den exakten Tachometerstand abzubilden, wird einmalig der initiale Kilometerstand erfasst. Da Fahrzeugtachometer aus Sicherheitsgründen nie eine zu geringe Geschwindigkeit anzeigen dürfen und auch der Abrollumfang der Reifen die Anzeige beeinflusst, treten Differenzen zwischen GPS-Daten und dem Tacho auf. Diese Abweichungen lassen sich jederzeit durch einen manuellen Kilometerabgleich korrigieren.
Gemäß der einschlägiger Rechtsprechung ist ein elektronisches Fahrtenbuch nur dann ordnungsgemäß, wenn nachträgliche Änderungen entweder technisch ausgeschlossen oder lückenlos protokolliert werden. Der Zeitpunkt der Datenerfassung muss dabei klar ersichtlich sein. Mit dem OSC-Fahrtenbuch können manuell erfasste Daten korrigiert werden, wobei das System sämtliche Änderungen inklusive Datum dokumentiert. Die ursprünglichen Daten bleiben dabei stets nachvollziehbar. Fahrten, die (entweder per Privattaster im Fahrzeug oder nachträglich bei der Bearbeitung) als Privatfahrt gekennzeichnet wurden, sind nach Abschluss der Buchung nicht mehr veränderbar.
Das Fahrtenbuch kann jederzeit gedruckt oder als PDF gespeichert werden. Die gesamten Daten werden zentral auf Servern der ARTECO GmbH gespeichert. Regelmäßige, zeitlich abgestufte Backups garantieren dabei höchste Datensicherheit. Zudem wird sichergestellt, dass der Finanzverwaltung bei Bedarf ein Zugriffsrecht auf die Daten gewährt werden kann. Die gesetzliche Aufbewahrungsfrist von zehn Jahren wird dabei strikt eingehalten.
Herstellererklärung zum elektronischen Fahrtenbuch_ARTECO_2026.pdf